Užsakydami nestandartinius medalius, klientai paprastai turi pateikti gamintojui pagrindinę informaciją ir gamybos reikalavimus, kad būtų užtikrintas sklandus projektavimo ir gamybos procesas. Ši informacija padeda gamintojui tiksliai suprasti numatomą medalio panaudojimą ir suformuluoti projektinį pasiūlymą bei gamybos planą, atitinkantį visas specifikacijas.
Turi būti pateikta pagrindinė informacija apie medalį, įskaitant progą, apdovanojimo pavadinimą, numatomus gavėjus, produkcijos kiekį ir pristatymo terminą. Pavyzdžiui, tai, ar medalis skirtas sporto varžyboms, įmonės pripažinimui, mokyklos renginiui ar atminimo progai, turės įtakos dizaino stiliui ir gamybos reikalavimams.
Taip pat reikia su dizainu-susijusios medžiagos. Jei dizaino planas jau yra, klientai gali pateikti dizaino juodraščius, atvaizdus ar informacinius vaizdus. Jei dar nėra pilno dizaino, klientai gali pateikti tokius elementus kaip renginių logotipai, įmonių emblemos, teminiai motyvai ir tekstinis turinys, leidžiantys dizaineriams pagal šiuos reikalavimus sukurti koncepciją.
Tekstinė informacija, kuri turi būti pateikta ant medalio, yra esminė pritaikymo proceso dalis; tai apima apdovanojimo pavadinimą, renginio pavadinimą, metus, apdovanojimo pakopą, serijos numerius ir pan. Tikslus tekstas padeda išvengti klaidų po pagaminimo ir užtikrina, kad medalis veiksmingai perteiktų numatytą atminimo reikšmę.
Taip pat turi būti nustatytos specifikacijos ir meistriškumo reikalavimai,{0}}tokie kaip dydis, forma, medžiaga, spalva ir paviršiaus apdaila{1}}. Dažniausiai pasirenkamos medžiagos: cinko lydinys, geležis, varis ir nerūdijantis plienas, o populiarūs apdailos būdai apima galvanizavimą, minkštą emalį, reljefinį liejimą ir graviravimą lazeriu. Jei klientas nėra susipažinęs su medžiagomis ar technologijomis, gamintojas gali pasiūlyti rekomendacijas pagal biudžetą ir numatomą naudojimą.
Bet kokie konkretūs pakuotės ir priedų reikalavimai taip pat turėtų būti nurodyti iš anksto,{0}}pavyzdžiui, ar reikalingos individualizuotos pristatymo dėžutės, aksominiai maišeliai, dirželiai ar sertifikatai. Kruopštus šios informacijos paruošimas pagerina komunikacijos efektyvumą ir užtikrina, kad galutinis produktas tiksliai atitiktų lūkesčius.
